Soy fan del título de este libro y de hecho una de mis empresas tiene un nombre muy parecido: "Fueled By Smart Work". Y, aunque soy partidario de actuar sin pensarlo demasiado, también lo soy de analizar después y entender qué ha pasado para ir mejorando un poco cada día.
Si tienes que hacer algo por primera vez... hazlo rápido, salga bien o salga mal, luego analiza que puedes mejorar y vuelve a hacerlo. Así lo hago yo y hasta ahora me ha funcionado bastante bien este método.
Dicho esto vamos a lo que importa, hoy te he resumido uno de mis libros sobre productividad para emprendedores que más me gusta: Work Smarter Not Harder o su traducción regulera en español "Trabaja inteligentemente, no más duro".
En el libro se habla sobre 18 formas diferentes de optimizar tu tiempo diario para ser más productivo en el trabajo. Y sí, hay segunda parte de este libro que te resumiré más adelante. Suscríbete si aún no lo estás para no perdértelo.
Dicho esto, comenzamos:
Work Smarter Not Harder tiene una premisa muy potente: nuestros resultados no dependen únicamente de las tareas que realizamos, sino de cómo las realizamos. Así que, teniendo esto en cuenta, te voy a resumir (a mi manera) los 18 consejos que Timo Kiander escribió en su libro.
18 consejos de productividad para mejorar tu rendimiento diario
1. Comienza tu día A TOPE.
El primer consejo probablemente no te guste, pero lleva razón: levántate más temprano y comienza el día haciendo ejercicios mentales o físicos. De este modo aumentarás tu energía y tu capacidad para enfocarte en tareas muy exigentes.
No hay que levantarse a las 5am y hacer 100 burpees, pero puedes levantarte un poco más tarde y entrenar a las 7 u 8 de la mañana. Después de esto ponte con las tareas que más energía y foco requieran.
A esto, tengo que añadirle personalmente, que para mí las mejores horas para trabajar eran de 6 a 8. A esas horas no hay nadie enviando correos ni pidiendo reuniones y puedes producir mucho mejor. También tengo que decirte que si entrenas muy fuerte te puede perjudicar más que beneficiar, o al menos esto es lo que me pasa a mí si hago 2 horas de CrossFit seguidas. Hay que intentar cuadrar la rutina de tal modo que EMPIECES EL DÍA A TOPE.
2. Encuentra tu ritmo de trabajo óptimo
Es esencial descubrir cuál es el mejor ritmo de trabajo para ti.
Kiander presenta varias técnicas para ayudarte a encontrar el método que mejor se adapta a ti. Una de las técnicas más conocidas es la Técnica Pomodoro, que consiste en trabajar durante 25 minutos y luego tomar un descanso de 5 minutos. Después volver a repetir el ciclo varias veces...
Otra técnica es trabajar en bloques de 90 minutos seguidos de 20 minutos de descanso. El objetivo es identificar el patrón que maximiza tu enfoque y productividad.
Para mí este último enfoque lo veo mejor, en mi caso personal lo hago por tareas más que por tiempo. Foco en la tarea hasta que la acabe. Cuando la acabe me doy un premio (desayuno, miro las redes...)
3. Mantén las distracciones a raya
Controlar las distracciones es crucial para ser productivo.
Kiander sugiere limitar el tiempo que dedicas a las herramientas de comunicación y minimizar las interrupciones externas.
Por ejemplo, apaga las notificaciones de tu teléfono y programa tiempos específicos para revisar el correo electrónico.
Mantener las distracciones a raya implica también comunicar a tus colegas o familia cuándo no quieres ser interrumpido. ¿Quién no ha trabajado en su casa con el PC y le ha "molestado" su madre/pareja porque se piensa que no está trabajando?
En mi caso personal tengo las notificaciones de WhatsApp, Instagram, TikTok y casi casi todas desactivadas. Si quiero ver algo entro yo. Y, aparte de eso, trato de entrar al correo a media mañana y a mediodía. Si lo primero que haces es mirar el correo puede que te quite el foco de las tareas más importantes que debes hacer en ese momento. Recuerda: todo puede esperar.
Estas estrategias te permiten concentrarte en tus tareas sin perder tiempo en interrupciones inútiles.
4. Nunca comiences el día sin haberlo planificado antes
La planificación es fundamental para optimizar tu día. Kiander recomienda que planifiques tu día de trabajo la noche anterior.
Esto te permite empezar tu día ya enfocado en las tareas más importantes, evitando la trampa de perder tiempo decidiendo qué hacer.
5. Bebe más agua
Algo tan simple como beber más agua puede incrementar tu productividad. Mantener una buena hidratación mejora la función cognitiva y permite que tu cerebro sea un 14% más eficientemente.
6. Identifica las tareas más importantes y hazlas primero
Identificar y completar las tareas más importantes primero asegura que estés invirtiendo tu tiempo en actividades que tendrán el mayor impacto en tus objetivos.
Este enfoque no solo te mantiene encaminado sino que también reduce el estrés de tener tareas críticas pendientes.
Nota: No confundas urgente con importante, las tareas urgentes nos frenan normalmente, las importantes nos hacen avanzar. Educa a tus colegas, clientes en no pedirte cosas urgentes para ayer.
7. Hazte estas preguntas antes de tu próxima reunión
Hay gente que vive de asistir a reuniones, pero si no trabajas para una gran empresa esto te puede hacer más mal que bien.
Kiander sugiere hacerse varias preguntas antes de aceptar una reunión:
- ¿Realmente tengo que asistir?
- ¿Puedo hacerla online?
- ¿Es 100% indispensable esta reunión?
Pautar una agenda clara y limitar la duración de las reuniones también son estrategias efectivas para asegurar que las reuniones sean productivas y no una pérdida de tiempo.
A esto le añadiría una pregunta extra: ¿el motivo de la reunión se puede resolver con un correo? Si es así no te lo pienses.
8. Agrupa tareas similares y hazlas juntas
Agrupar tareas similares y realizarlas en conjunto es otra táctica para trabajar más inteligentemente.
Por ejemplo, gestiona el correo electrónico en bloques de tiempo específicos (a media mañana y antes de terminar de trabajar) en vez de revisar tus mensajes constantemente a lo largo del día.
Esto no solo te ayuda a ser más eficiente sino que también reduce el tiempo de transición entre tareas, aumentando tu enfoque y productividad.
9. Gestiona tu correo electrónico de forma efectiva
Lo que ya hemos visto: gestionar tu correo electrónico de forma efectiva significa definir horarios específicos para revisarlo y no usarlo como primera actividad del día.
Mantener el correo cerrado cuando no estás trabajando en él y eliminar notificaciones puede ayudar a mantener tu enfoque en las tareas realmente importantes.
10. Delega adecuadamente
Delegar tareas de forma efectiva implica documentar claramente los pasos necesarios y asegurarse de que la persona que recibe la tarea tiene todas las instrucciones para completarla correctamente.
En este artículo y vídeo que hice puedes aprender más sobre esto
Realizar un seguimiento después de la delegación garantiza que las tareas se ejecuten según lo esperado. Delegar libera tu tiempo para concentrarte en actividades que requieren tu experiencia directa.
11. Las pausas son esenciales para la productividad
Hacer pausas regulares es esencial para mantener altos niveles de productividad.
Las pausas permiten que tu mente y cuerpo se recarguen, mejorando tu capacidad para concentrarte cuando vuelves al trabajo.
Implementar técnicas como la de pomodoro, que incluye descansos programados, es una buena manera de integrar pausas en tu jornada laboral.
Nota: evita hacer pausas para comerte una barra de pan. Con la barriga llena la productividad cae por los suelos.
12. Encárgate de los "sapos" lo antes posible
Según Timo Kiander los "sapos" son tareas que nadie quiere hacer pero que deben completarse.
Curiosidad: En México, Argentina y Colombia "los sapos" serían "los soplones". La gente que acaba mal en la cárcel por delatar a otros en actividades de dudosa legalidad.
Timo Kiander sugiere atacar a los sapos lo antes posible. Prepararte mentalmente para estas tareas y visualizar cómo te sentirás al completarlas puede reducir la procrastinación y hacer que te enfrentes a ellas con más eficiencia y menor estrés.
Nota: con este tipo de tareas date por jodido. Tienes que hacerla te guste o no. Deja lo mejor para el final y lo peor para el principio, acaba bien el día y duerme más a gusto que un arbusto.
13. Crea 'checklists' o listas de tareas
Existen dos tipos de listas:
- Las listas de ejecución, que detallan los pasos para completar una tarea,
- y las listas de verificación, que se usan para confirmar que una tarea ha sido 100% completada.
Mantén tus listas actualizadas para que sigan siendo útiles.
Nota: a mí me funciona mejor apuntar mi lista de tareas en papel. Sobre todo si son para mí. Si son para delegar lo hago en herramientas como ClickUp, Trello o ManyRequest.
14. Haz una "foto" de tu puesto de trabajo antes de vacaciones
Antes de irte de vacaciones, crea una fotografía mental o real de tu estado de trabajo. Anota qué proyectos están en marcha y qué tareas quedan pendientes.
Esto facilita que cuando regreses puedas retomar rápidamente tus actividades sin perder tiempo tratando de recordar en qué estabas trabajando.
Nota: si le dejas el marrón a otro la tarea se hará sola. Sígueme para más consejos de joder a un compañero en tu empresa. (Esto es broma eh) 😄
15. Enfócate en una cosa cada vez
Concentrarse en una única tarea cada vez y descomponer las tareas grandes en acciones más pequeñas las hace más manejables.
En lugar de saturarte mentalmente por pensar en proyectos o tareas grandes, enfócate en pequeñas tareas que sumen.
Por ejemplo: conseguir 100.000 € este año.
Primer pensamiento: pff.
Segundo pensamiento: ¿y si me enfoco en conseguir 10 clientes este mes? ¿y si hoy escribo e invento vender a 10 personas?
Cuanto más desgloses más podrás acercarte al objetivo global.
Esto no solo te ayuda a avanzar más rápidamente, sino que también reduce el estrés y el riesgo de cometer errores.
16. Controla tu tiempo y aprende a decir "no"
Aprender a decir "no" es crucial para manejar tu tiempo laboral y evitar sobrecargarte de trabajo.
Aceptar solo las tareas que puedes manejar efectivamente y comunicar claramente tus límites de tiempo te permite mantener un enfoque en tus prioridades y evitar el agotamiento.
También ayuda a educar al cliente, colega o incluso a tu jefe si lo tienes.
17. Conoce tus herramientas
Esto parece algo obvio, pero dominar las herramientas que utilizas diariamente puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo.
Ya sea que trabajes con un ordenador, un teléfono o cualquier otro dispositivo, conocer todas sus funciones y atajos te permite trabajar de manera más rápida y eficiente.
Y sobre todo atajos de teclado. Hay mucha gente que no sabe cómo usar un ordenador sin usar el ratón. Prueba a ver si eres capaz. 😄
18. Conoce el tiempo que pasas trabajando
Utilizar aplicaciones como RescueTime te ayuda a comprender en qué gastas tu tiempo mientras trabajas en el ordenador.
Saber cuánto tiempo pasas en mirando Instagram, viendo TikToks, leyendo el correo o quejándote en Twitter te permite identificar áreas de mejora y ajustar tus hábitos para ser más productivo.
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Fin
Como consejo final por mi parte: no se puede mejorar todo de golpe. Empieza haciendo pequeños cambios y observa cómo impactan en tu productividad. ¿Entrenar por la mañana te favorece? Hazlo. ¿Trabajar de noche te gusta más? Hazlo. ¿El café no te encanta? Bebe zumo de remolacha.
Espero que te haya gustado este resumen de Work Smarter Not Harder y recuerda: comparteeee. 👇👇👇